home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ The 640 MEG Shareware Studio 2 / The 640 Meg Shareware Studio CD-ROM Volume II (Data Express)(1993).ISO / business / tcard27.zip / TCARD27.DOC < prev    next >
Text File  |  1992-09-24  |  33KB  |  1,657 lines
  1.  
  2.  
  3.  
  4.  
  5.  
  6.  
  7.  
  8.  
  9.  
  10.  
  11.  
  12.  
  13.  
  14.  
  15.  
  16.  
  17.  
  18.  
  19.  
  20.  
  21.  
  22.  
  23.  
  24.  
  25.  
  26.  
  27.  
  28.  
  29.  
  30.  
  31.  
  32.             T  I  M  E      C  A    R  D
  33.  
  34.               Version 2.70
  35.  
  36.                        (C) Copyright 1992                        
  37.  
  38.                          Stephen Balbach                         
  39.  
  40.  
  41.  
  42.  
  43.  
  44.  
  45.  
  46.  
  47.  
  48.  
  49.  
  50.  
  51.  
  52.  
  53.  
  54.  
  55.  
  56.  
  57.  
  58.  
  59.  
  60.  
  61.  
  62.  
  63.  
  64.  
  65.  
  66.  
  67.  
  68.  
  69.  
  70.  
  71.  
  72.  
  73.  
  74.  
  75.  
  76.  
  77.  
  78.  
  79.  
  80.  
  81.  
  82.                           Contents
  83.  
  84.  
  85.  
  86.      Chapter 1  Introduction                               2
  87.         1.1  Hardware and Software Requirements  . . . . . 3
  88.         1.2  License and Liability . . . . . . . . . . . . 3
  89.         1.3  How To Contact the Author . . . . . . . . . . 4
  90.  
  91.      Chapter 2  Before You Begin                           5
  92.     2.1  Installing Time Card  . . . . . . . . . . . . 5
  93.            2.1.1  Floppy Disk Installation . . . . . . . . 5
  94.            2.1.2  Hard Disk Installation . . . . . . . . . 5
  95.            2.1.3  Printer Installation . . . . . . . . . . 6
  96.     2.2  Starting Time Card  . . . . . . . . . . . . . 6
  97.         2.3  Additional Notes for Floppy Systems . . . . . 6
  98.         2.4  Network Installation  . . . . . . . . . . . . 6
  99.  
  100.      Chapter 3  Getting Started                            7
  101.     3.1  What is Time Card?  . . . . . . . . . . . . . 7
  102.         3.2  Getting Around  . . . . . . . . . . . . . . . 7
  103.         3.3  Getting Help  . . . . . . . . . . . . . . . . 7
  104.         3.4  What the Files Contain  . . . . . . . . . . . 8
  105.     3.5  Exiting Time Card     . . . . . . . . . . . . . 8
  106.  
  107.      Chapter 4  Ready to Use                               9
  108.     4.1  A Note on the Famous Persons Database . . . . 9
  109.         4.2  Passwords . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
  110.         4.3  The Configuration Menu  . . . . . . . . . .  10
  111.            4.3.1  System Operators Name  . . . . . . . .  10
  112.        4.3.2  Card Path  . . . . . . . . . . . . . .  10
  113.            4.3.3  Soft Password  . . . . . . . . . . . .  10
  114.            4.3.4  Enable Employee Passwords  . . . . . .  10
  115.            4.3.5  Log Period . . . . . . . . . . . . . .  10
  116.            4.3.6  Day of Week  . . . . . . . . . . . . .  10
  117.         4.4  Saving the Configuration Data . . . . . . .  11
  118.  
  119.      Chapter 5  Loging In and Out                         12
  120.         5.1  Loging in and out from the Command Line . .  12
  121.         5.2  Loging in and out from the Graphical
  122.              Interface . . . . . . . . . . . . . . . . .  12
  123.  
  124.      Chapter 6  Viewing Log Records                       13
  125.         6.1  Viewing Daily Activities  . . . . . . . . .  13
  126.         6.2  Viewing Period Totals . . . . . . . . . . .  13
  127.  
  128.      Chapter 7  Using the Message Base                    14
  129.         7.1  Reading Bulletins . . . . . . . . . . . . .  14
  130.  
  131.  
  132.  
  133.                                 i
  134.  
  135.  
  136.  
  137.  
  138.  
  139.  
  140.  
  141.  
  142.  
  143.  
  144.  
  145.         7.2  Posting Bulletins . . . . . . . . . . . . .  14
  146.         7.3  Deleting a Bulletin . . . . . . . . . . . .  15
  147.         7.4  Reading Mail  . . . . . . . . . . . . . . .  15
  148.         7.5  Posting Mail  . . . . . . . . . . . . . . .  15
  149.         7.6  Deleting Mail . . . . . . . . . . . . . . .  15
  150.         7.7  Editor Commands . . . . . . . . . . . . . .  16
  151.  
  152.      Chapter 8  System Operator Menus                     17
  153.         8.1  Accessing the System Operator Menu  . . . .  17
  154.         8.2  Creating a New Employee Account . . . . . .  17
  155.         8.3  Deleting an Employee Account  . . . . . . .  18
  156.         8.4  Editing an Employee Account . . . . . . . .  18
  157.         8.5  Editing Log Files . . . . . . . . . . . . .  18
  158.         8.6  Printing Log Files  . . . . . . . . . . . .  19
  159.         8.7  Printing the User File  . . . . . . . . . .  19
  160.         8.8  Special System Operator Message Commands  .  19
  161.            8.8.1  Global Mail  . . . . . . . . . . . . .  19
  162.            8.8.2  Deleting Bulletins . . . . . . . . . .  19
  163.         8.9  A Note on Backing Up Log files  . . . . . .  20
  164.  
  165.      Appendix A  Bounds                                   21
  166.         A.1  Employees . . . . . . . . . . . . . . . . .  21
  167.         A.2  Log Files . . . . . . . . . . . . . . . . .  21
  168.         A.3  Log Entries . . . . . . . . . . . . . . . .  21
  169.  
  170.      Appendix B  Errors                                   22
  171.  
  172.  
  173.  
  174.  
  175.  
  176.  
  177.  
  178.  
  179.  
  180.  
  181.  
  182.  
  183.  
  184.  
  185.  
  186.  
  187.  
  188.  
  189.  
  190.  
  191.  
  192.  
  193.  
  194.  
  195.  
  196.  
  197.  
  198.  
  199.  
  200.  
  201.  
  202.                                ii
  203.  
  204.  
  205.  
  206.  
  207.  
  208.  
  209.  
  210.  
  211.  
  212.  
  213.  
  214.  
  215.  
  216.  
  217.  
  218.  
  219.  
  220.                             Chapter 1
  221.  
  222.                           Introduction
  223.  
  224.  
  225. Time Card  is an innovative tool designed to replace established
  226. methods of accounting for employee work hours.  Traditional tools
  227. such as punch cards or log sheets work as well as Time Card  in
  228. so far as entering the time worked.  It is just as easy to punch
  229. into a punch card as it is a computer or sign up on a log sheet.
  230. However, this is where the similarities end.  In the older
  231. systems manual tabulation is required at the end of each work
  232. period.  With a computer, this can be done effortlessly and
  233. instantly.  With a computer, data can be viewed in new and
  234. interesting ways and exported into other applications such as
  235. spreadsheets.  Finally it can be printed and kept for records.
  236.  
  237. Time Card  provides a common meeting ground for all employees
  238. through the Electronic Mail feature.  In the older systems if an
  239. employer wanted to leave a message for an employee it would have
  240. to be through word of mouth, a phone call or whatever other means
  241. were available.  Because Time Card  informs employees of mail
  242. waiting upon log-in, an employer can be assured his employees
  243. will receive their messages the next time they come to work.  The
  244. public bulletins also allow an extra dimension for communication
  245. among the employees at work further enhancing interoffice
  246. communication.
  247.  
  248. Because of its two-tier password protection Time Card  may be
  249. used in public areas without fear of unauthorized use.  In fact
  250. it was originally developed for a college lab where security was
  251. of prime importance.  Some features of Time Card:
  252.  
  253.     o  Accurate and complete accounting of employee work hours.
  254.  
  255.     o  Formatted reports of hours worked, in decimal and minutes.
  256.  
  257.     o  Printed reports.
  258.  
  259.     o  Electronic mail so employees may leave private mail to
  260.        each other and the operator.  Upon log-in, employees are
  261.        notified of any mail waiting in their mail box.
  262.  
  263.     o  Global mail, allowing multiple copies of a message to be
  264.        sent.
  265.  
  266.     o  Public Bulletins.
  267.  
  268.  
  269.  
  270.  
  271.                               - 2 -
  272.  
  273.  
  274.  
  275.  
  276.  
  277.  
  278.  
  279.  
  280.  
  281.  
  282.  
  283.     o  Full password protection of the system so Time Card  may
  284.        be left in a public place without fear of unauthorized
  285.        use. This may be optionally turned off for quicker
  286.        operation.
  287.  
  288.     o  Full video support from monochrome to VGA.
  289.  
  290.     o  A network version for use on a server/peer network.
  291.  
  292.     o  And much much more...
  293.  
  294.  
  295. 1.1  Hardware and Software Requirements
  296.  
  297.  
  298. Time Card  runs on the IBM PC family of computers, including the
  299. XT, AT, and the PS/2 series, along with true IBM compatibles.
  300. Time Card  requires:
  301.  
  302.     o  A single or double floppy system or a hard-disk system.
  303.  
  304.     o  DOS 3.0 or higher
  305.  
  306.     o  512K of free RAM
  307.  
  308.  
  309. 1.2  License and Liability
  310.  
  311.  
  312. Time Card  was written by Stephen Balbach and is protected under
  313. the United States copyright laws.  You must treat Time Card  like
  314. any other copyrighted material.  You can, however, make copies
  315. for back up or archive purposes and transfer the program to hard
  316. disks.
  317.  
  318.                             WARRANTY                             
  319.  
  320. Stephen Balbach makes no warranty concerning the function or
  321. fitness of any program and/or subroutines reproduced on the disk
  322. and shall have no liability or responsibility to any recipient
  323. with respect to liability, loss damage caused -- directly or
  324. indirectly -- by the use of the disk and the programs and/or
  325. subroutines, including but not limited to, any loss of business
  326. or other incidental or consequential damages.
  327.  
  328.  
  329.  
  330.  
  331.  
  332.  
  333.  
  334.  
  335.  
  336.  
  337.  
  338.  
  339.  
  340.                               - 3 -
  341.  
  342.  
  343.  
  344.  
  345.  
  346.  
  347.  
  348.  
  349.  
  350.  
  351.  
  352. 1.3  How To Contact the Author
  353.  
  354.  
  355. I may be contacted at:
  356.  
  357.                          Stephen Balbach                         
  358.                          11307 Tooks Way                         
  359.                        Columbia, MD 21044                        
  360.                          (410)  992-4254                         
  361.  
  362.  
  363.  
  364.  
  365.  
  366.  
  367.  
  368.  
  369.  
  370.  
  371.  
  372.  
  373.  
  374.  
  375.  
  376.  
  377.  
  378.  
  379.  
  380.  
  381.  
  382.  
  383.  
  384.  
  385.  
  386.  
  387.  
  388.  
  389.  
  390.  
  391.  
  392.  
  393.  
  394.  
  395.  
  396.  
  397.  
  398.  
  399.  
  400.  
  401.  
  402.  
  403.  
  404.  
  405.  
  406.  
  407.  
  408.  
  409.                               - 4 -
  410.  
  411.  
  412.  
  413.  
  414.  
  415.  
  416.  
  417.  
  418.  
  419.  
  420.  
  421.  
  422.  
  423.  
  424.  
  425.  
  426.  
  427.                             Chapter 2
  428.  
  429.                         Before You Begin
  430.  
  431.  
  432. This chapter provides all the information you need to get Time
  433. Card up and running on your computer.
  434.  
  435.  
  436. 2.1  Installing Time Card
  437.  
  438.  
  439. Time Card  is distributed on a single floppy disk.  To install on
  440. a floppy disk or hard disk, insert the Time Card  distribution
  441. disk in drive A: and follow the instructions in Sections 2.1.1
  442. and 2.1.2 for your system type.
  443.  
  444. 2.1.1  Floppy Disk Installation
  445.  
  446. Before installing Time Card  for your system you will need a
  447. blank formatted floppy.  If you have two floppy drives, insert
  448. the blank floppy in drive B:.  Then, copy the contents of the
  449. distribution disk to the blank disk by typing A:copy *.* B:  If
  450. you have only one floppy type A:DISKCOPY A: A:  The copy is now
  451. your work disk and the distribution disk should be stored in a
  452. safe place.
  453.  
  454. 2.1.2  Hard Disk Installation
  455.  
  456. To install Time Card  on a hard disk go to drive C: and type
  457. C:\cd \  Then type C:\md tcard,  and then C:\cd tcard  You
  458. should now be in directory C:\TCARD  on your hard drive.  With
  459. the distribution disk in drive A: copy all files from drive A: to
  460. the TCARD  directory.  ie. type C:\TCARD>copy A:*.* C:\TCARD
  461. Time Card  has now been installed on your hard disk and the
  462. distribution disk should be stored in a safe place.
  463.  
  464. Note:  In the above instructions TCARD was used as the directory
  465. name.  This was for example only and you may name the Time Card
  466. directory any name you wish.
  467.  
  468.  
  469.  
  470.  
  471.  
  472.  
  473.  
  474.  
  475.  
  476.  
  477.  
  478.                               - 5 -
  479.  
  480.  
  481.  
  482.  
  483.  
  484.  
  485.  
  486.  
  487.  
  488.  
  489.  
  490. 2.1.3  Printer Installation
  491.  
  492. If you have a printer Time Card  will automatically detect the
  493. port to use (LPT1, LPT2 or LPT3).  No printer installation needs
  494. to be done at this time, other than making sure the printer is
  495. on-line before printing.
  496.  
  497. If you are using the network version you will need to redirect
  498. printer output from the parallel port to your network printer.
  499. Consult your network documentation on how to redirect parallel
  500. port output to the network printer.
  501.  
  502.  
  503. 2.2  Starting Time Card
  504.  
  505.  
  506. If your not there already, change to the directory that contains
  507. your Time Card    files (probably C:\TCARD) and type "card" to
  508. start.    For command line options type "card ?".
  509.  
  510.  
  511. 2.3  Additional Notes for Floppy Systems
  512.  
  513.  
  514. This section is for those who will run Time Card  on a floppy
  515. system.  It is recommended that Time Card  be used on a minimum
  516. 740k floppy, preferably on a 1.2meg or 1.44meg floppy.  The
  517. starting data files alone make it impossible to use on a 360k
  518. floppy.  It will be important to monitor free disk space as Time
  519. Card adds information to the databases.
  520.  
  521.  
  522. 2.4  Network Installation
  523.  
  524.  
  525. This section is for those users who are using the network
  526. version of Time Card.  Time Card  is installed as above but on
  527. the file server.  To run properly DOS SHARE.EXE must be
  528. installed.  If it has not been installed Time Card  will report
  529. errors on opening files.  See the section above on printer
  530. installation.
  531.  
  532.  
  533.  
  534.  
  535.  
  536.  
  537.  
  538.  
  539.  
  540.  
  541.  
  542.  
  543.  
  544.  
  545.  
  546.  
  547.                               - 6 -
  548.  
  549.  
  550.  
  551.  
  552.  
  553.  
  554.  
  555.  
  556.  
  557.  
  558.  
  559.  
  560.  
  561.  
  562.  
  563.  
  564.  
  565.                             Chapter 3
  566.  
  567.                          Getting Started
  568.  
  569.  
  570. This chapter will introduce you to what Time Card  is all about,
  571. what the different files contain, how to get help and how to
  572. navigate through the user interface.
  573.  
  574.  
  575. 3.1  What is Time Card ?
  576.  
  577.  
  578. Welcome to Time Card  - Stephen Balbach's fast and easy employee
  579. time management tool.  Time Card  is a computerized replacement
  580. for the traditional punch-card system and in addition has
  581. uncommon features usually not found in business accounting
  582. programs.  Time Card  is suitable for any environment where
  583. employee hours need to be tracked and a computer is available.
  584. Time Card  does not need a dedicated computer to operate so you
  585. may quit out of Time Card  to run other applications, returning
  586. only to punch in or out.
  587.  
  588.  
  589. 3.2  Getting Around
  590.  
  591.  
  592. All Time Card  menu commands are in clear, understandable
  593. English, so they're mostly self-explanatory.  Remember, when you
  594. want to clear a menu from the screen, press ESC.  To choose a
  595. menu choice, use the arrow keys or the first letter of the menu
  596. choice to move the scroll bar to that choice.  Then press ENTER.
  597. From the main screen the left and right arrows move the scroll
  598. bar across the top of the screen and the up and down keys move
  599. the scroll bar on the "Logged In" window.
  600.  
  601.  
  602. 3.3  Getting Help
  603.  
  604.  
  605. If you need help on the keys or what each function does you may
  606. get help by pressing the F1 key.  Help is available from any
  607. menu.
  608.  
  609.  
  610.  
  611.  
  612.  
  613.  
  614.  
  615.  
  616.                               - 7 -
  617.  
  618.  
  619.  
  620.  
  621.  
  622.  
  623.  
  624.  
  625.  
  626.  
  627.  
  628. 3.4  What the Files Contain 
  629.  
  630.  
  631. This section briefly describes the data files used by Time Card
  632. in order that you may better understand how Time Card  works.
  633.  
  634.     -  USERS contains all employee information (Name, SS#, ect...)
  635.  
  636.     -  *.LOG contains the log time data .
  637.  
  638.     -  BULL contains messages from the E-Mail system.
  639.  
  640.     -  TEMP contains information on employees currently logged
  641.        in.
  642.  
  643.     -  PARMS.CLK contains system passwords, pay period
  644.        configuration and path information.
  645.  
  646.  
  647. 3.5  Exiting Time Card
  648.  
  649.  
  650. When you would like to leave Time Card    move the main scroll bar
  651. to "Exit" and press return.  Remember, because all information
  652. about currently logged in employees is kept on disk you may exit
  653. Time Card  at any time without fear of losing data.  Simply
  654. restart Time Card  to log out.
  655.  
  656.  
  657.  
  658.  
  659.  
  660.  
  661.  
  662.  
  663.  
  664.  
  665.  
  666.  
  667.  
  668.  
  669.  
  670.  
  671.  
  672.  
  673.  
  674.  
  675.  
  676.  
  677.  
  678.  
  679.  
  680.  
  681.  
  682.  
  683.  
  684.  
  685.                               - 8 -
  686.  
  687.  
  688.  
  689.  
  690.  
  691.  
  692.  
  693.  
  694.  
  695.  
  696.  
  697.  
  698.  
  699.  
  700.  
  701.  
  702.  
  703.                             Chapter 4
  704.  
  705.                           Ready to Use
  706.  
  707.  
  708. You have installed Time Card  and are ready to begin using it for
  709. real to log your employee hours.  This chapter details how to
  710. configure Time Card  to your specifications.
  711.  
  712. NOTE:  If this is the first time you have configured Time Card
  713. you will need to read section 4.1 first.
  714.  
  715.  
  716. 4.1  A Note on the Famous Persons Database
  717.  
  718.  
  719. The distribution disk comes with an employee database of Famous Persons.
  720. This database can be used to learn how to use Time Card.  When
  721. you are ready to configure Time Card  for permanent use it is
  722. necessary to remove the database.  Before configuring
  723. Time Card  for the first time, delete every file in the Time
  724. Card directory except for "card.exe" and "card.hlp".  Time
  725. Card will generate all other necessary files. You may want to keep
  726. the documentation files in you directory.
  727.  
  728.  
  729. 4.2  Passwords
  730.  
  731.  
  732. This section describes the passwords you will need in order to
  733. configure Time Card.
  734.  
  735. Time Card works on a two-tier password system.    The main
  736. password is soft-coded meaning it is chosen by you during system
  737. configuration.  The emergency password is hard coded meaning it
  738. never changes.  Therefore it is important you never use the hard
  739. password unless needed and keep it in a secure place - preferably
  740. written down away from the computer.
  741.  
  742. In order to access the System Operators menu, you will need the
  743. soft password.  In order to access the Configuration menu you
  744. will need the hard password.  The initial soft password is simply
  745. "password".  The hard password comes with the distribution disk
  746. in a separate file called hard.pss.  Remember to delete this file
  747. after you have written the hard password down.
  748.  
  749. Note:  If you ever forget the soft password the hard password may
  750. be substituted in its place until a new soft password has been
  751. entered.
  752.  
  753.  
  754.  
  755.                               - 9 -
  756.  
  757.  
  758.  
  759.  
  760.  
  761.  
  762.  
  763.  
  764.  
  765.  
  766.  
  767. 4.3  The Configuration Menu
  768.  
  769.  
  770. This section describes how to configure Time Card to your
  771. specifications.  If you have not done so please read section 4.1
  772. on the Hobbits database and section 4.2 on passwords.
  773.  
  774. To access the Configuration menu follow these steps:
  775.  
  776.    1.  Start Time Card by typing "card".
  777.  
  778.    2.  Press <CNTRL><F10> and enter the soft password ("password"
  779.        if this is a first time configuration).
  780.  
  781.    3.  Choose the "Config" option and enter the hard password.
  782.  
  783. You are now in the configuration menu and may enter Time Card's
  784. configuration parameters.
  785.  
  786. 4.3.1  System Operators Name
  787.  
  788. The System Operators Name is used in the E-mail facility.  You
  789. may substitute a company name, title or keep as SystemOp.
  790.  
  791. 4.3.2  Card Path
  792.  
  793. This is the home directory where Time Card knows where to find
  794. the data files.  If you plan on using Time Card on a network you
  795. must include this directory in the PATH variable defined in
  796. AUTOEXEC.BAT.  Refer to your DOS manual for more information on
  797. the PATH variable.
  798.  
  799. 4.3.3  Soft Password
  800.  
  801. The soft password is described in section 4.2.
  802.  
  803. 4.3.4  Enable Employee Passwords
  804.  
  805. In order to increase system security you may want to have the
  806. employees enter their Social Security number when logging in and
  807. out.  To enable this option enter yes.
  808.  
  809. 4.3.5  Log Period
  810.  
  811. The log period is used in determining the amount of time between
  812. pay periods and may be set at one week, every two weeks, twice
  813. monthly and monthly.
  814.  
  815. 4.3.6  Day of Week
  816.  
  817. Here you enter the day of week for the pay period to start.  This
  818. is only applicable for one and two week pay periods and may be
  819. skipped if the pay period is twice monthly or monthly.
  820.  
  821.  
  822.  
  823.  
  824.                              - 10 -
  825.  
  826.  
  827.  
  828.  
  829.  
  830.  
  831.  
  832.  
  833.  
  834.  
  835.  
  836. 4.4  Saving the Configuration Data
  837.  
  838.  
  839. Once you have entered all the configuration data and are ready to
  840. save the information, press ESC.  You will be prompted to save
  841. the configuration data, and any old configuration will be
  842. replaced with the new configuration.
  843.  
  844. Time Card has now been successfully configured and is ready to
  845. go.
  846.  
  847.  
  848.  
  849.  
  850.  
  851.  
  852.  
  853.  
  854.  
  855.  
  856.  
  857.  
  858.  
  859.  
  860.  
  861.  
  862.  
  863.  
  864.  
  865.  
  866.  
  867.  
  868.  
  869.  
  870.  
  871.  
  872.  
  873.  
  874.  
  875.  
  876.  
  877.  
  878.  
  879.  
  880.  
  881.  
  882.  
  883.  
  884.  
  885.  
  886.  
  887.  
  888.  
  889.  
  890.  
  891.  
  892.  
  893.                              - 11 -
  894.  
  895.  
  896.  
  897.  
  898.  
  899.  
  900.  
  901.  
  902.  
  903.  
  904.  
  905.  
  906.  
  907.  
  908.  
  909.  
  910.  
  911.                             Chapter 5
  912.  
  913.                         Loging In and Out
  914.  
  915.  
  916. This chapter describes how employees may log in and out.
  917.  
  918.  
  919. 5.1  Loging in and out from the Command Line
  920.  
  921.  
  922. Employees may log in or out from the command line.  This allows
  923. quick access to Time Card and permits batch files to be custom
  924. made for each employee for quick log in and out.
  925.  
  926. Employees who log in or out from the command line are informed of
  927. any mail waiting in their mail box and the time they logged in or
  928. out.
  929.  
  930. To log in or out from the command line type "card xxxxxxxxx"
  931. where "x" represents the employees password.  Note there are no
  932. hyphenations.  To receive command line help type "card ?".
  933.  
  934.  
  935. 5.2  Loging in and out from the Graphical Interface
  936.  
  937.  
  938. Employees may log in or out from the Time Card interface by
  939. typing "card".    Choose the "Login" menu choice by using the
  940. arrow keys or pressing "l" and enter the password.  The employee
  941. will be informed of any mail waiting and the time he/she logged
  942. in or out.
  943.  
  944.  
  945.  
  946.  
  947.  
  948.  
  949.  
  950.  
  951.  
  952.  
  953.  
  954.  
  955.  
  956.  
  957.  
  958.  
  959.  
  960.  
  961.  
  962.                              - 12 -
  963.  
  964.  
  965.  
  966.  
  967.  
  968.  
  969.  
  970.  
  971.  
  972.  
  973.  
  974.  
  975.  
  976.  
  977.  
  978.  
  979.  
  980.                             Chapter 6
  981.  
  982.                        Viewing Log Records
  983.  
  984.  
  985. This chapter describes how employees, or anyone with access to
  986. the computer, may view log record activities.
  987.  
  988.  
  989. 6.1  Viewing Daily Activities
  990.  
  991.  
  992. Daily activities is a hour by hour account of log activities.
  993. From the main menu choose "Daily Log" or press "D".
  994.  
  995. For the chosen pay period Daily log will list an hour by hour
  996. account of what time an employee logged in and out and the total
  997. time for that session.
  998.  
  999.  
  1000. 6.2  Viewing Period Totals
  1001.  
  1002.  
  1003. Hour log is a total of the hours accumulated for each employee
  1004. for the specified pay period.  From the main menu choose "Hour
  1005. Log" or press "H".
  1006.  
  1007. Hour Log will list the total time each employee has accumulated
  1008. for the specified pay period in minutes and decimal format.
  1009. Employees with no accumulated time are not listed.
  1010.  
  1011.  
  1012.  
  1013.  
  1014.  
  1015.  
  1016.  
  1017.  
  1018.  
  1019.  
  1020.  
  1021.  
  1022.  
  1023.  
  1024.  
  1025.  
  1026.  
  1027.  
  1028.  
  1029.  
  1030.  
  1031.                              - 13 -
  1032.  
  1033.  
  1034.  
  1035.  
  1036.  
  1037.  
  1038.  
  1039.  
  1040.  
  1041.  
  1042.  
  1043.  
  1044.  
  1045.  
  1046.  
  1047.  
  1048.  
  1049.                             Chapter 7
  1050.  
  1051.                      Using the Message Base
  1052.  
  1053.  
  1054. This chapter describes Time Card's rich message base facilities.
  1055. There are two types of messages that may be posted.  The first is
  1056. a public Bulletin which has the characteristic of being available
  1057. to be read by anyone with access to Time Card and are thus
  1058. "Public" in nature.  The second type of message is Mail which has
  1059. a sender and a receiver and is accessible only to the sender and
  1060. receiver for reading and deleting and is thus "Private".
  1061.  
  1062.  
  1063. 7.1  Reading Bulletins
  1064.  
  1065.  
  1066. An employee may read a Bulletin by choosing the "Bulletins" menu
  1067. choice from the main menu by using the scroll bar or by pressing
  1068. "B".  A menu will appear asking for the operation to perform and
  1069. to read a bulletin you should choose "Read Bulletin".
  1070.  
  1071. If no Bulletins are available a message will appear saying so.
  1072.  
  1073. NOTE:  Unlike all other message base functions, the "Read
  1074. Bulletins" function does not request a password to be entered in
  1075. order to access the message base.  Therefore, anyone may read
  1076. bulletins whether they have an employee account or not.
  1077.  
  1078. NOTE:  When reading a bulletin it is possible to perform editing
  1079. functions on the message.  These are temporary and the bulletin
  1080. will appear as originally written the next time it is read.
  1081.  
  1082.  
  1083. 7.2  Posting Bulletins
  1084.  
  1085.  
  1086. In order to Post a Bulletin choose "Post Bulletin" from the
  1087. Bulletin menu.  Enter a Tittle or ESC to abort.
  1088.  
  1089. See section 7.7 for commands available while editing a Bulletin
  1090. or press F1 for a command list.
  1091.  
  1092. When done editing press ESC and you may now either save the
  1093. Bulletin or abort.
  1094.  
  1095.  
  1096.  
  1097.  
  1098.  
  1099.  
  1100.                              - 14 -
  1101.  
  1102.  
  1103.  
  1104.  
  1105.  
  1106.  
  1107.  
  1108.  
  1109.  
  1110.  
  1111.  
  1112. 7.3  Deleting a Bulletin
  1113.  
  1114.  
  1115. Bulletins from time to time need to be deleted in order to
  1116. maintain a reasonable size database of messages.  Bulletins may
  1117. only be deleted by the original poster of the bulletin or by the
  1118. System Operator (see section 8.8).
  1119.  
  1120. In order to delete a bulletin choose "Delete Bulletin" from the
  1121. Bulletin menu.  A list of Bulletins from that employee will
  1122. appear.  Choose the Bulletin to be deleted.  You will be prompted
  1123. to make sure it is OK to delete that bulletin.
  1124.  
  1125.  
  1126. 7.4  Reading Mail
  1127.  
  1128.  
  1129. Mail may be read by choosing "Read Mail" from the Mail menu.
  1130.  
  1131. If no mail is available for an employee a message informing him
  1132. or her will appear that no mail is available.
  1133.  
  1134. See section 7.1 for more information.
  1135.  
  1136.  
  1137. 7.5  Posting Mail
  1138.  
  1139.  
  1140. Mail may be posted for the private eyes only of another employee
  1141. or the System Operator.  Choose "Post Mail" from the Mail menu.
  1142.  
  1143. See section 7.7 for commands available while editing Mail.
  1144.  
  1145.  
  1146. 7.6  Deleting Mail
  1147.  
  1148.  
  1149. Mail may be deleted by the receiving party by choosing "Delete
  1150. Mail" from the Mail menu.
  1151.  
  1152. Only that mail which has been left for the employee may be
  1153. deleted by him or her and no one else.
  1154.  
  1155.  
  1156.  
  1157.  
  1158.  
  1159.  
  1160.  
  1161.  
  1162.  
  1163.  
  1164.  
  1165.  
  1166.  
  1167.  
  1168.  
  1169.                              - 15 -
  1170.  
  1171.  
  1172.  
  1173.  
  1174.  
  1175.  
  1176.  
  1177.  
  1178.  
  1179.  
  1180.  
  1181. 7.7  Editor Commands
  1182.  
  1183.  
  1184. Time Card offers a complete and useful text editor with many
  1185. commands and functions for editing a message.  Below is a list of
  1186. all the commands available and what they do.
  1187.  
  1188. Many of these commands, search and replace for example, may not
  1189. be needed on a regular basis but are provided for the more
  1190. experienced users benefit.  Remember, the ESC key always backs
  1191. out and quits editing.
  1192.  
  1193. Movement        The Up, Down, Left and right keys as well as
  1194.                 PgUp, PgDwn, Home, End and Tab move the cursor
  1195.                 around the text.  Space inserts new text and
  1196.                 Delete deletes one character to the left and
  1197.                 Enter adds a new line.
  1198.  
  1199. Mark Block      To mark a block of text for deleting, copying or
  1200.                 moving press <ALT><M>.
  1201.  
  1202. Copy Block      To copy a block of text, mark the block of text
  1203.                 to be copied as above.  Then press <GREYPLUS> to
  1204.                 copy the marked text to the copy buffer.  Move
  1205.                 the cursor to the place where the text is to be
  1206.                 copied and press <INS>.
  1207.  
  1208. Move Block      To move a block of text mark the block to be
  1209.                 moved and press <GREYMINUS>.  Move the cursor to
  1210.                 the place where the text is to be moved and
  1211.                 press <INS>.
  1212.  
  1213. Delete Block    To delete a block of text mark the block to be
  1214.                 deleted and press <DEL>.
  1215.  
  1216. Search          To search for a string from the current cursor
  1217.                 position press <ALT><S>.  Enter the string to be
  1218.                 searched for pressing <ALT><S> for each new
  1219.                 matching find.
  1220.  
  1221. Search and Replace  
  1222.                 You may search for a string and automatically
  1223.                 replace it by pressing <ALT><R>.  Enter the
  1224.                 search string and the replacement string,
  1225.                 pressing <ALT><R> for each new search and
  1226.                 replace.
  1227.  
  1228. Other features include automatic word wrap and layout save so the
  1229. text is restored in the exact format as it was saved.
  1230.  
  1231.  
  1232.  
  1233.  
  1234.  
  1235.  
  1236.  
  1237.  
  1238.                              - 16 -
  1239.  
  1240.  
  1241.  
  1242.  
  1243.  
  1244.  
  1245.  
  1246.  
  1247.  
  1248.  
  1249.  
  1250.  
  1251.  
  1252.  
  1253.  
  1254.  
  1255.  
  1256.                             Chapter 8
  1257.  
  1258.                       System Operator Menus
  1259.  
  1260.  
  1261. This chapter describes the various functions available to the
  1262. System Operator.  These functions include database maintenance,
  1263. report generation and special message base abilities.
  1264.  
  1265.  
  1266. 8.1  Accessing the System Operator Menu
  1267.  
  1268.  
  1269. Because Time Card is a user friendly and secure program the
  1270. System Operator menu is not readily apparent to the average user.
  1271. In fact the system Operator menu may only be accessed by pressing
  1272. a special hot key sequence and entering a password.  See section
  1273. 4.2 for more information on passwords.
  1274.  
  1275. To access the System Operator menu press <CNTRL><F10> and enter
  1276. either the soft or hard password, preferably the soft password.
  1277. The hard password should only be used during initial
  1278. configuration or when changing the soft password.
  1279.  
  1280.  
  1281. 8.2  Creating a New Employee Account
  1282.  
  1283.  
  1284. To create a new employee account choose the "Add Act" menu choice
  1285. from the System Operator Menu.
  1286.  
  1287. The only information that must be entered is the employees name
  1288. and Social Security number.  All other fields are optional.
  1289.  
  1290. Press ESC when done entering the employees information.
  1291.  
  1292.  
  1293.  
  1294.  
  1295.  
  1296.  
  1297.  
  1298.  
  1299.  
  1300.  
  1301.  
  1302.  
  1303.  
  1304.  
  1305.  
  1306.  
  1307.                              - 17 -
  1308.  
  1309.  
  1310.  
  1311.  
  1312.  
  1313.  
  1314.  
  1315.  
  1316.  
  1317.  
  1318.  
  1319. 8.3  Deleting an Employee Account
  1320.  
  1321.  
  1322. To delete an existing employee account choose "Del Act" from the
  1323. System Operator Menu.
  1324.  
  1325. You may choose more than one account to delete by checking off
  1326. names with the space bar.  When done press <ENTER>.  For each
  1327. account that was marked to be deleted you will be prompted to go
  1328. ahead and delete that account.
  1329.  
  1330. NOTE:  Deleting an employee account does not free space for new
  1331. accounts.  Time Card must keep records of deleted accounts so
  1332. old log files will maintain accurate records.  In essence a
  1333. deleted account becomes "inactive" and unable to perform any new
  1334. log file transactions.
  1335.  
  1336.  
  1337. 8.4  Editing an Employee Account
  1338.  
  1339.  
  1340. To edit an existing employee account choose "Edt Act" from the
  1341. System Operators Menu.
  1342.  
  1343. When done press ESC to update the new information.
  1344.  
  1345.  
  1346. 8.5  Editing Log Files
  1347.  
  1348.  
  1349. To edit a log file choose "Edt Log" from the System Operators
  1350. Menu.
  1351.  
  1352. Each entry in a log includes the employees ID number, the date
  1353. and time they logged in and the date and time they logged out.
  1354. You may edit any of these fields.
  1355.  
  1356. Special commands available while editing log files are:
  1357.  
  1358. Help            Pressing F1 while editing a log file pops a
  1359.                 special help menu with commands available to the
  1360.                 System Operator.
  1361.  
  1362. Delete Entry    To delete a log entry set the employee ID to
  1363.                 '0'.
  1364.  
  1365. Show Employee ID  To show the employee ID's and their
  1366.                 corresponding names press <CNTRL><S>.  This is
  1367.                 helpful if you do not remember which employee
  1368.                 has which number.
  1369.  
  1370. When done editing the log file press ESC to save or abort.
  1371.  
  1372.  
  1373.  
  1374.  
  1375.  
  1376.                              - 18 -
  1377.  
  1378.  
  1379.  
  1380.  
  1381.  
  1382.  
  1383.  
  1384.  
  1385.  
  1386.  
  1387.  
  1388. 8.6  Printing Log Files
  1389.  
  1390.  
  1391. To print a log file choose "Prt Log" from the System Operator
  1392. Menu.
  1393.  
  1394. You may print a log file to the printer, file or both.
  1395.  
  1396. The report generated by Print Log contains the daily log in and
  1397. log outs as well as the total accumulated time for each employee.
  1398. If an employee has an hourly rate set the gross earnings are
  1399. printed as well.
  1400.  
  1401.  
  1402. 8.7  Printing the User File
  1403.  
  1404.  
  1405. To print the user file choose "Prt Usr" from the System Operator
  1406. Menu.
  1407.  
  1408. You may print the user file to the printer, file or both.
  1409.  
  1410. The generated report contains the employees name, Social Security
  1411. number and telephone number.
  1412.  
  1413.  
  1414. 8.8  Special System Operator Message Commands
  1415.  
  1416.  
  1417. This section describes the special System Operator Message
  1418. Commands.  See chapter 7 for a detailed description of the
  1419. message base.  Except for the following differences the System
  1420. Operator message base is functionally equivalent to the message
  1421. base described in chapter 7.
  1422.  
  1423. 8.8.1  Global Mail
  1424.  
  1425. The System Operator has the option of leaving global mail.  As
  1426. the name implies a single message can be left for more than one
  1427. recipient.  The System Operator may find this useful if he wishes
  1428. to send a message only to those who work on Friday's for example.
  1429.  
  1430. To leave global mail the System Operator posts mail as normal.
  1431. When asked to check off the recipients use the SPACE bar to check
  1432. off all those employees who will receive the mail.
  1433.  
  1434. 8.8.2  Deleting Bulletins
  1435.  
  1436. The System Operator may delete bulletins posted by employees.
  1437. This insures greater control over the public message base.
  1438.  
  1439. To delete a Bulletin choose "Dele Bull" from the Bulletin menu.
  1440. A list of all bulletins in the message base will be displayed.
  1441.  
  1442.  
  1443.  
  1444.  
  1445.                              - 19 -
  1446.  
  1447.  
  1448.  
  1449.  
  1450.  
  1451.  
  1452.  
  1453.  
  1454.  
  1455.  
  1456.  
  1457. 8.9  A Note on Backing Up Log files
  1458.  
  1459.  
  1460. This section deals with backing up your data files onto a backup
  1461. source such as floppy disk or tape backup.
  1462.  
  1463. You may want to occasionally create backups of your log files in
  1464. case of hard drive failure, a virus or other computer calamity.
  1465.  
  1466. When backing up log files it is important to include the user
  1467. file as well.  Without the user file Time Card will not be able
  1468. to later read the log files.  Remember, include the user file!
  1469.  
  1470.  
  1471.  
  1472.  
  1473.  
  1474.  
  1475.  
  1476.  
  1477.  
  1478.  
  1479.  
  1480.  
  1481.  
  1482.  
  1483.  
  1484.  
  1485.  
  1486.  
  1487.  
  1488.  
  1489.  
  1490.  
  1491.  
  1492.  
  1493.  
  1494.  
  1495.  
  1496.  
  1497.  
  1498.  
  1499.  
  1500.  
  1501.  
  1502.  
  1503.  
  1504.  
  1505.  
  1506.  
  1507.  
  1508.  
  1509.  
  1510.  
  1511.  
  1512.  
  1513.  
  1514.                              - 20 -
  1515.  
  1516.  
  1517.  
  1518.  
  1519.  
  1520.  
  1521.  
  1522.  
  1523.  
  1524.  
  1525.  
  1526.  
  1527.  
  1528.  
  1529.  
  1530.  
  1531.  
  1532.                            Appendix A
  1533.  
  1534.                              Bounds
  1535.  
  1536.  
  1537. A.1  Employees
  1538.  
  1539.  
  1540. Time Card supports up to 99 employees.    This includes both
  1541. active and deleted accounts.
  1542.  
  1543.  
  1544. A.2  Log Files
  1545.  
  1546.  
  1547. Time Card can have up to 1000 log files in its data directory at
  1548. one time.
  1549.  
  1550.  
  1551. A.3  Log Entries
  1552.  
  1553.  
  1554. Time Card supports up to 4000 entries per log file.
  1555.  
  1556.  
  1557.  
  1558.  
  1559.  
  1560.  
  1561.  
  1562.  
  1563.  
  1564.  
  1565.  
  1566.  
  1567.  
  1568.  
  1569.  
  1570.  
  1571.  
  1572.  
  1573.  
  1574.  
  1575.  
  1576.  
  1577.  
  1578.  
  1579.  
  1580.  
  1581.  
  1582.  
  1583.                              - 21 -
  1584.  
  1585.  
  1586.  
  1587.  
  1588.  
  1589.  
  1590.  
  1591.  
  1592.  
  1593.  
  1594.  
  1595.  
  1596.  
  1597.  
  1598.  
  1599.  
  1600.  
  1601.                            Appendix B
  1602.  
  1603.                              Errors
  1604.  
  1605.  
  1606. The following is a list of errors you may encounter.  After each
  1607. error is a recommended course of action.
  1608.  
  1609. Unable to open "XXXX" file  
  1610.                 An error has occurred opening a file.  Check
  1611.                 disk space.
  1612.  
  1613. File Block    When logging in and out an employee Time Card
  1614.                 creates a zero length file called "block" and
  1615.                 then deletes it when done.  If a process does
  1616.                 not complete a log in or out cycle, because of
  1617.                 power loss for example, "block" will still
  1618.                 exist.  You must therefore manually delete this
  1619.                 file if an error occurs concerning the file
  1620.                 "block".
  1621.  
  1622. Unable to lock "XXXX"  
  1623.                 A lock error has occurred.  It is possible some
  1624.         data has been lost.  Quit out of Time Card and
  1625.                 restart.  Has SHARE been installed?
  1626.  
  1627. To many log files  
  1628.                 There are to many log files.  Back up some or
  1629.                 all of your log files (see section 8.9 for more
  1630.                 info on backup).
  1631.  
  1632. To many log entries  
  1633.                 The current log file has reached its maximum
  1634.                 number of log entries.  Backup the current log
  1635.                 file, delete it from disk and start a new log
  1636.                 file (see section 8.9 for more info on backup).
  1637.  
  1638.  
  1639.  
  1640.  
  1641.  
  1642.  
  1643.  
  1644.  
  1645.  
  1646.  
  1647.  
  1648.  
  1649.  
  1650.  
  1651.  
  1652.                              - 22 -
  1653.  
  1654.  
  1655.  
  1656.  
  1657.